Паспорт спектакля представляет собой систематизированный набор документов, который предназначен для того, чтобы собирать, накапливать, хранить, обновлять и использовать самые подробные технические и инструментальные сведения о спектакле.

Форма и содержание паспорта спектакля были утверждены приказом Министерства культуры еще в 1998 году и приводятся в приложении к Правилам охраны труда для театров и концертных залов (приказ Минкультуры от 06.01.98 г. № 2). С тех пор документ ни разу не обновлялся и давно превратился в памятник эпохи бумажного документооборота. Многие театры доработали формы по своему усмотрению, но основное назначение паспорта сохраняется и продолжает быть актуальным.

Паспорт спектакля формируется по ходу его постановки, начиная с принятия решения о начале работы и заканчивая решением о завершении проката и архивации спектакля. Изменения в паспорт спектакля вносятся на всем протяжении жизненного цикла.

Сбор документов для паспорта спектакля может осуществлять сотрудник, владеющий навыками систематизации технической документации и знающий специфику работы в театре.

Титульный лист паспорта спектакля содержит информацию о названии спектакля, дате премьеры и краткие сведения о составе документов.

Документация по производству спектакля поступает в технические цеха театра из производственных мастерских или от сторонних организаций, изготавливающих материальное оформление. Чертежи и другие документы включаются в паспорт спектакля в бумажном и электронном виде.

В состав документов по производству спектакля входят:

1. Техническое задание на изготовление декораций.

2. Дополнения и изменения к техническому заданию.

3. Документация по заказу оборудования и материалов.

4. Документация по заказу костюмов и реквизита.

5. Сертификаты качества оборудования и материалов.

6. Подъемная оснастка.

7. Расчеты на прочность конструкций декораций и технологического оборудования.

8. Рабочие чертежи и схемы, эскизы, шаблоны и прочие изобразительно-графические материалы.

В этом разделе паспорта спектакля содержатся документы, необходимые для технических цехов в период показа спектакля и проведения гастролей.

В состав документов по эксплуатации спектакля входят:

1. Фотографии декораций по актам и картинам.

2. Фотографии макета.

3. Инструкции по монтажу/демонтажу декораций.

4. Инструкции по проведению спецэффектов (описания устройств сценических эффектов).

5. Монтировочная опись оформления.

6. Партитура светового оформления спектакля.

7. Партитура звукошумового оформления.

8. Паспорт костюмов.

9. Паспорт реквизита спектакля.

10. Паспорт машинно-декорационного цеха.

11. Паспорт аудиовизуального (радиотелевизионного) цеха.

12. Паспорт художественно-светового оформления.

13. Планировки.

14. Ведомость развески декораций.

15. Информация по покрытию сцены.

16. Паспорт творческого состава (назначения на спектакль и др.).

Без наличия документации этого раздела спектакль не может получить заключение комиссии о готовности спектакля и допуске его к показу на сцене. Документы по охране труда и противопожарной обработке декораций должны быть собраны и утверждены в соответствии с приказом Министерства культуры. Необходимо также учитывать изменения в законодательстве, чтобы документация строго соответствовала всем необходимым требованиям.

В состав документов по приемке спектакля и допуску его к показу входят:

1. Акт приемки декорационного оформления пожарно-технической комиссией.

2. Акт на сварочные работы.

3. Акты по огнезащитной обработке.

4. Список огнезащитной обработки декораций.

5. Лицензии и сертификаты организации, производившей огнезащитную обработку.

6. Инструкции по охране труда.

В этом разделе содержится архивная документация цехов художественно-постановочной части спектакля. Эта информация обычно хранится в электронном виде из-за большого объема.

В состав архивных документов входят:

1. Архивные документы машинно-декорационного цеха.

2. Архивные документы мебельно-реквизиторского цеха.

3. Архивные документы цеха постановочного освещения.

4. Архивные документы аудиовизуального цеха.

5. Архивные фотографии и чертежи.

6. Прочие архивные документы.